Hoe je vergaderen een stuk leuker kunt maken
Hoe je vergaderen een stuk leuker kunt maken? Lees mee en ontdek welke handigheden je kunt inbouwen.
Vergaderen, een noodzakelijk kwaad? Je bent niet de enige die dit denkt. Dit komt grotendeels ook door wat er uit een vergadering komt. Te vaak, te weinig. In de meeste gevallen loopt het uit en lost het eigenlijk niet alles op. Maar wist je dat vergaderen ook juist erg zinvol kan zijn? Dan moet het wel op de juiste manier worden gedaan.
Weet jij al hoe je vergaderen een stuk effectiever én leuker kunt maken? Nee? Dan wordt het tijd om hier verandering in te brengen. Met behulp van de volgende tips moet dat zeker lukken.
De juiste omgeving
Allereerst is het belangrijk om de juiste omgeving op te zoeken. Dit moet een plek zijn waar jullie allemaal comfortabel kunnen zitten en waar jullie van alle gemakken zijn voorzien. Daarnaast is het ook fijn als de ruimte wat extra inspiratie kan bieden en gezellig en knus voelt. Hierdoor is aangenaam vergaderen een stuk gemakkelijker en zul je ook sneller productief te werk gaan.
Houd bij het bedenken van de juiste omgeving vooral rekening met de meubels in de ruimte. Vergaderen kan soms best lang duren. Dan wil je niet dat de genodigden lichamelijke klachten ervaren door een verkeerde zithouding. Dit kan de productiviteit immers flink in de weg staan.
Begin- en eindtijd
De meeste mensen verafschuwen vergaderen vooral omdat het zo ontzettend lang kan duren. Je weet nooit hoeveel tijd je uiteindelijk kwijt bent. Dit kan echter simpel opgelost worden. Namelijk door duidelijk een begin- en eindtijd vast te stellen en je hier ook aan te houden. Wist je dat het bovendien ook weinig zinvol is om uren achtereen te vergaderen? De spanningsboog van de mens is niet eindeloos. Hierdoor zal de productiviteit alleen maar verder dalen. Het is daarom beter om de vergadering eventueel in meerdere sessies op te delen en ze korter van stuk te houden.
Heb je toch een wat langere vergadering gepland? Zorg er dan ook voor dat er voldoende pauzes gehouden worden. Dit zorgt ervoor dat mensen scherp blijven. Hierbij is het uiteraard ook weer van belang dat ze dit in de juiste omgeving doen. Dat ze een comfortabele kantinestoel hebben om te zitten, dat er iets in de omgeving is om extra door te ontspannen en dat de ruimte van alle gemakken is voorzien.
Deel de agendapunten ruim van tevoren
Weet je al welke agendapunten er behandeld gaan worden? Dan is het ook goed om deze ruim van tevoren met de genodigden te delen. Dan weten je collega’s ook echt waar ze aan toe zijn. Bovendien kunnen ze zich dan ook al over bepaalde vraagstukken buigen. Dit draagt bij aan een soepelere vergadering, omdat mensen al hebben kunnen nadenken over verschillende oplossingen en ideeën.
Zorg er tevens voor dat je enkel vergadert als dit echt noodzakelijk is. Vergaderen kan heel effectief zijn voor het welzijn van een bedrijf, maar het moet niet te vaak gebeuren. Het gaat immers ook af van de gewone werktijd. Het effect is veel groter als je dit doet wanneer het echt noodzakelijk is en hier dan ook de juiste aandacht aan schenkt.