Delegeren op de werkvloer: gebruik deze tips!
Ben je leidinggevende en heb je moeite met delegeren? Check onze tips voor hoe je beter en vaker kunt delegeren op de werkvloer.
Of het nu voor de eigen zaak is of namens de baas, een klassiek probleem voor velen die in de positie van leidinggevende terechtkomen is het uit handen geven van werkzaamheden en taken. Met andere woorden, het delegeren kan een stuk beter. Waarom je dit moet doen? Het bespaart kostbare tijd – die beter naar prioriteiten kan gaan – en bevordert bovendien je leiderschapskwaliteiten.
Het is voor menigeen lastig om taken te delegeren, ook al is er best het besef dat dit toch echt moet. Verantwoordelijkheidsgevoel, de angst dat niemand het kan behalve jij of bang zijn dat je onproductief overkomt. Bekende gevoelens die ervoor zorgen dat we het toch liever zelf doen dan uit handen te geven. Slechte zaak.
Natuurlijk, je moet niet delegeren om het delegeren, maar als je mankracht tot je beschikking hebt en het is duidelijk dat andere zaken belangrijker zijn dan dat ene klusje, dan ben je het aan je functie verplicht. Delegeren maakt de boel juist effectiever, productiever en gestroomlijnder.
Hieronder enkele aannames die je door kunt strepen:
“Zelf doen is sneller”
Nu misschien wel, maar wat als je dezelfde werkzaamheid continue zelf moet doen? De werkdrug zal dan omhooggaan. Investeer in iemand die de taak voor je kan uitvoeren en op de lange termijn pluk je de vruchten. Delegeren kost tijd, want er zit een stukje training an nazorg bij, maar uiteindelijk verdien je de effort dubbel en dwars terug. Je zult namelijk tijd overhouden voor belangrijkere zaken die echt alleen jij kunt uitvoeren.
“Die werknemer heeft het al zo druk, dus ik kan het niet maken”
Je wilt uiteraard niet bijdragen aan een kloppende stressbom bij de collega’s. Nobele gedachte, maar terecht? Als jij alles zelf doet en nooit anderen extra werk durft te geven, dan ontdek je nooit de daadwerkelijke draagkracht van de werknemers. Bovendien kun je vraagtekens zetten bij jouw eigen leiderschap. Je moet immers de mensen aansturen voor een optimaal resultaat en niet louter bezig zijn met uitvoerende taken. Wees een leider en delegeer.
“Ik ben bang dat het verkeerd gaat”
Er moet resultaat worden behaald en je vertrouwt vooral jezelf. Logisch, maar vertrouw ook op de mensen die zijn aangenomen op hun kwaliteiten – of dit nu door jou is als ondernemer zijnde of door de baas boven jou. Er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden, dus geef een andere aanpak, door iemand anders, daadwerkelijk een kans. Wees geen controlfreak, maar een resultaatfreak.
Bovenstaande smoesjes klinken je wellicht bekend, dus stop ermee en ga voor efficiëntie. Delegeren!
Bepalen welke taken je kunt delegeren
Nu de mindset beter is zonder de drogredenen hierboven, besef je dat delegeren iets moois is en juist bijdraagt aan gestelde doelen. Maar dan de praktijk. Wat kun je zoal delegeren?
Om dit tot realiteit te brengen kun je beginnen met een lijst met alle projecten en taken die momenteel op jouw bureau liggen. Dit is het startpunt, dus bepaal de antwoorden op de volgende vragen:
- Ben ik de enige die deze taak aankan?
- Ben ik degene die de taak het snelst kan uitvoeren?
- Ben ik degene met de meeste kennis omtrent deze taak?
- Is dit een goed leermoment voor iemand?
- Is er een partij die deze taak goedkoper kan uitvoeren?
Aan de hand van de antwoorden op dit soort vragen kun jij wel concluderen wat het meest verstandig is. Vanuit jouw leidinggevende rol aan banner willen maken is natuurlijk onzinnig als je een grafisch onderlegde collega hebt rondlopen. Zelfde geldt uiteraard ook voor bijvoorbeeld een voorbespreking. In plaats van die zelf te doen, kun je ook prima een junior van de afdeling ervaring laten opdoen. Heb je op de lange termijn alleen maar meer aan. Toch?
Delegeren: een taak uit handen geven in 5 stappen
Als je hebt bepaald dat de beste optie is om een taak uit handen te geven, dan is het tijd om te delegeren. Je wilt dit tactisch zo doen, zodat de werknemers dit zo optimaal mogelijk oppakken, zonder dat je gemakzuchtig lijkt. Ze moeten begrijpen dat ze een belangrijk onderdeel zijn van de machine. Je verdiepen in motiverende gesprekstechnieken kan dan ook geen kwaad.
TIP: Schrijver van het boek ‘Elke dag om 15.00 uur klaar’ Björn Deusings deelt zijn tips!
1. Maak de verwachtingen duidelijk
Iemand een taak geven betekent loslaten. Niet continu over de schouder meekijken, maar het proces volledig toevertrouwen. Leg de focus dan ook op het resultaat en ga niet in op ieder detail binnen de aanpak. Heb je tips of aandachtspunten? Geef ze mee. Verder draait alles om de uitkomst.
2. Baken de kwaliteit af
Enigszins aanvullend op het eerste punt hierboven, moet je duidelijk zijn over de verwachte kwaliteit. Afhankelijk van de context, kan het namelijk zijn dat je van iets een spreekwoordelijke schets nodig hebt in plaats van een tot in detail geprepareerd iets. Als iemand een Pietje-precies is, dan moet je dit wel goed kenbaar maken, want anders verdoet diegene waardevolle tijd. Herken dus ook de werknemer en diens kwaliteiten, voordat je uitlegt welke kwaliteit de taak moet hebben.
3. Maak helder waarom je de taak delegeert
Natuurlijk, jij bent de baas en jij bepaalt. Echter, als jij als leider uitlegt waarom je juist die werknemer geschikt vindt voor de taak, dan geef je direct vertrouwen mee, en dat motiveert. Bovendien maak je helder dat je het aandurft de verantwoordelijkheid bij diegene neer te leggen. Ook dat werkt inspirerend. Zoals hierboven gezegd, ken de kwaliteiten van de werknemers en neem dit mee in het delegeren.
4. Deadlines stellen
Vergis je niet, alhoewel deadlines voor zich lijken te spreken, wil dit nog weleens issues opleveren. Voorkom irritatie en frustratie, en stel strakke deadlines. Wees niet bang dat dit verkeerde werkdruk oplevert. Ben realistisch, maar strikt. Je geeft liever een dag extra, dan dat iemand een dag te laat is. Begrijp je het verschil? Het werkt natuurlijk ook zo dat het vervelend is als iemand na het krijgen van de taak overuren maakt om zo snel mogelijk klaar te zijn, terwijl het pas over een week klaar hoeft te zijn. Wees duidelijk!
5. Afspraak definitief maken
Voordat je het moment van delegeren afsluit en je dus hebt afgesproken dat diegene de taak invulling gaat geven, check je altijd even of alle punten hierboven begrepen zijn. Is de taak helder? Zijn de verwachtingen duidelijk? Zijn er nog vragen of knelpunten? Kun jij als leidinggevende nog iets betekenen? Als dit allemaal in orde is, dan geef je uiteraard mee dat jouw deur altijd openstaat.
Goed delegeren vereist fatsoenlijk communiceren, over het resultaat, de verwachtingen en het proces. Zo weet de werknemer wat te doen en houd jij waardevolle tijd over voor prioriteiten.
Vergeet tot slot niet dat het eindresultaat wel jouw verantwoordelijkheid is. Achteraf moet je het resultaat dus wel checken. Wees kritisch, maar ook fair. Het kan zijn dat jij het misschien iets anders zou hebben gedaan, maar meerdere wegen leiden naar Rome. Spreek je tevredenheid ook uit. Erkenning en waardering voelen als respect, en dat neemt iedere werknemer graag ter harte. Motivatie is een sleuteltool bij delegeren en kan een belangrijke bijdrage leveren aan jouw leiderschapskwaliteiten.